10 errores que hay que evitar en un e-mail profesional

¿Y si pensamos bien antes de escribir un e-mail?

El correo electrónico, instantáneo e intuitivo, se ha impuesto como la norma de las relaciones profesionales. Desde un contrato hasta quedar a comer con un futuro cliente, el intercambio es breve y sencillo. Con un correo electrónico es suficiente.

Ha destacado por encima de las cartas y de las invitaciones. Ha generado un estilo de escritura: rápido, eficaz y conciso. El correo electrónico tiene su propio universo.

Aun así, un e-mail debe escribirse con delicadeza. Un simple correo electrónico escrito hábilmente no puede tener errores. Es un ejercicio de retórica en sí mismo. Bajo su apariencia despreocupada, su redacción requiere disciplina y concentración.

La obra Écriture stratégique [Escritura estratégica] que he escrito con tres profesores de Francés y de Comunicación -Valérie Aubinaud, Clara de Sorbay y Sophie-Anne Rocca- da respuesta a las preguntas que nos proponen nuestros alumnos de estudios superiores. Han descubierto la faceta del mundo empresarial. A menudo nos lamentamos por la falta de consideración con la escritura. Este libro ayuda a comprender la importancia estratégica de escribir en el ámbito laboral.

En la era de las redes sociales, la manera de escribir marcará la diferencia.

Será lo que te ayude a destacar.

Ahora más que nunca, la escritura será tu aliada.

¿Cuáles son los errores más inaceptables a la hora de redactar un e-mail?

1) Una dirección de e-mail extravagante

¿Tu dirección de e-mail es de cuando estabas en el colegio? Conviértela en un bonito recuerdo, porque no te sirve. Una dirección seria en la que combines tu nombre completo y tu negocio aportará veracidad y tranquilizará a la persona con la que hablas.

2) Sin asunto

Nadie se lee un e-mail sin asunto. Hay que ser breve y conciso. ¿Por qué el destinatario se va a parar a leer tu correo? Porque en el asunto le has dado una información útil. En pocas palabras, es un primer acercamiento entre los dos.

3) Una firma que no deja huella

Siempre hay que dar información al destinatario, hasta en la última palabra. Hasta en la firma. Considera la posibilidad de programar una firma desde el móvil y desde el ordenador para ganar tiempo. Después de tu nombre, introduce los detalles de contacto (dirección y teléfono). Actualiza la firma con el logo, el último trabajo de tu empresa, etc. También se puede insertar un enlace a una página web o a un blog.

4) La redacción tipo SMS

Deja de escribir "ola, q tl? ^^", lo más probable es que el destinatario se enfade. Y no porque hayas escrito como si te cobraran por letra, sino porque, detrás de la pantalla, la jerarquía persiste. No hay que ser excesivamente coloquial.

5) Los envíos en grupo que no gustan

¡Personaliza tu correo electrónico! Un mensaje dirigido a 50 personas no tiene el mismo efecto que uno escrito para una persona. Ajusta las palabras para la persona que lo va a recibir. El "cara a cara" también sirve para el correo electrónico.

6) La extensión

¿Irse por las ramas? No es lo más adecuado para un e-mail. El destinatario debe entender el tema desde el principio. Y hay que ser coherente con el asunto. ¿Cuál es el mensaje que quieres transmitir? Que tu mensaje sea corto y eficaz. Estructura la información en una lista para que resulte fácil de leer.

7) Yo, yo y yo

Para muchas personas, un monólogo no resulta interesante. Después del tradicional "Estimado/estimada" recuerda la relación que mantienes con los destinatarios. Habla un poco de las personas que ambos conocéis o de la última vez que os visteis. Eso ayudará a que te identifiquen correctamente. No dudes a la hora de preguntar. Las direcciones son bienvenidas.

8) El arte de la mala educación

Un correo electrónico no es igual que una carta escrita a mano, por supuesto. Pero las normas son las mismas. No olvides las normas de cortesía. A la hora de tratar con un profesional, evitaremos expresiones como "Le ruego que acepte mis mejores deseos". Es mejor utilizar fórmulas como "atentamente" o "cordialmente",

9) Un correo reenviado es molesto

Es comprensible que quieras enviar la misma información a distintas personas. Pero considera la posibilidad de enviar el correo sin el delator "Fwd" de forwarded message ("mensaje reenviado" en inglés). Asegúrate de guardar los archivos adjuntos del mensaje original. Mantente alerta para poder actualizar tu información para los nuevos destinatarios.

10) La falta de estructura

Divide y organiza el mensaje en párrafos. El destinatario verá a dónde quieres llegar. Para empezar, sirve para elaborar un balance en contexto. Además, hay que ser directo y esto ayuda a serlo. Para acabar, puedes dar pie a que el destinatario te responda concertando una cita o dejando claro que puede contactar contigo.

Mantente siempre alerta. Los errores se notan.

Escribir rápido no significa hacerlo atolondradamente. La rapidez requiere precisión.

¡Tómate tu tiempo para escribir un mensaje conciso!

Este post fue publicado originalmente en la edición francesa de 'The Huffington Post' y ha sido traducido del inglés por Irene de Andrés Armenteros.