Cuatro motivos por los que no entrar nunca a una sala de reuniones

Las salas de reunión suelen ser sinónimo de pérdida de tiempo, de debates interminables e infértiles, de presentaciones soporíferas que no desembocan más que en buenas intenciones y pocas resoluciones concretas. Los momentos de reuniones se ven, por tanto, como factores de baja productividad, ya sea por su longitud o porque no hay un orden del día claramente definido, o incluso porque hay demasiados participantes como para que sea funcional.

La dinámica parece ser siempre la misma: un público pasivo, uno o varios colegas que se turnan para tomar la palabra a modo de clase magistral, debates sin fin en el que cada cual puede soltar su pequeño comentario, objetivos a veces imprecisos y rara vez alcanzados... Símbolo de esta lógica es la enojosa tendencia a proponer una reunión en cuanto surge un problema, sin que eso resuelva realmente las causas. La cuestión que se plantea es la siguiente: ¿de verdad son indispensables estos espacios o deberíamos huir de ellos? ¿Están adaptados a nuestras necesidades de colaboración?

Ya sea para recibir a públicos externos o para realizar sesiones internas, el mobiliario, su disposición, el equipamiento tecnológico y la distribución clásica de las salas de reunión se limitan en general a la realización de sesiones en las que la mayoría de participantes permanece pasivo y en el que las dinámicas de trabajo se ven fuertemente limitadas. La rigidez de estos espacios tradicionales no permite diversificar las dinámicas de grupo, reagenciar el espacio en función de las actividades particulares que se podrían llevar a cabo según el público concerniente y los objetivos a alcanzar.

Las salas de reunión suelen ser el lugar de realización de múltiples actividades sin que su distribución se adapte realmente a las necesidades de cada uno: dinámicas creativas, resolución de problemas, detección de incidencias, construcción de estrategias, desarrollo de relaciones comerciales o incluso dinámicas de team building o de espíritu de equipo. La variedad de las actividades de los colaboradores requiere espacios dedicados y adaptados a ello, modulables y flexibles, con el fin de optimizar el tiempo que se pasa allí y de garantizar los resultados.

Más allá de las sesiones esporádicas, las salas de reunión permanecen desocupadas la mayor parte del tiempo. Mientras que podrían regularse a voluntad y favorecer así la optimización del espacio, las salas no ofrecen las condiciones óptimas para los diferentes usos ligados a las necesidades de los profesionales. Por otro lado, las salas de reunión suelen ocuparlas tres o cuatro personas mientras que su tamaño permite acoger a un número más elevado de personas: por tanto sus dimensiones son excesivas.

Por consiguiente, los espacios deben adaptarse mejor a nuestras actividades. ¿Una conferencia con Londres? Me instalo con mi colega en una sala dedicada a la colaboración virtual. ¿Necesidad de analizar un problema para encontrar las posibles soluciones? Cojo un rotulador para escribir en la pared, saco la caja de LEGO para materializar el proceso en cuestión, pliego la mesa para trabajar de forma dinámica... existen numerosas soluciones para adaptar los espacios a lo que debemos hacer.

Las salas de reunión dispuestas para más de cinco colaboradores están vacías durante más del 70% del tiempo de media y, cuando no lo están, suele ser para menos de cinco personas o para un uso individual*.

Si estos espacios se utilizan frecuentemente para otras actividades, como por ejemplo para interacciones confidenciales o en busca de concentración máxima cuando la sala está vacía, suele ser porque los espacios de trabajo no están pensados como un todo que debe ofrecer a todo el mundo las herramientas necesarias para sus actividades. Hay soluciones posibles y se materializan a través de la puesta en marcha de ecosistemas de espacios de trabajo centrados en los usuarios.

Al analizar las formas de trabajo actuales y deseadas, la repartición del tiempo que se pasa en la oficina en función de las actividades de cada uno, es posible entender e identificar los tipos de espacios que necesitamos. De este modo, un ecosistema clásico ofrecerá tanto espacios de concentración o de confidencialidad como espacios de intercambio, de colaboración virtual, de creación, de formación o de dinámicas de desarrollo del espíritu de equipo. La sala de reunión que sustituye hoy en día a todos estos espacios no los reemplaza en realidad, ya que al pretender servir para todo, al final no se llega a ninguna actividad de forma realmente eficaz.

Entonces, ¿qué se puede hacer si no se dispone de un ecosistema capaz de responder a nuestras necesidades? Podemos adaptarnos definiendo juntos las reglas que nos permitirán no volver a ver la sala de reunión como el lugar de la siesta disfrazada, de la ineficacia colectiva, del tiempo perdido sobre nuestro tiempo libre, etcétera.

Para ello, hay que promulgar ciertas reglas que aporten sentido para que todo el mundo pueda tomar consciencia de su interés. Por ejemplo, creando un decálogo con 10 reglas que hay que respetar en todas las reuniones, para que sean útiles, para que se impliquen todos los colaboradores en su concepción. Asimismo, será obligatorio definir previamente los objetivos claros a los que habrá que responder y para los cuales designaremos a un responsable. También conviene prohibir las sesiones que duren más de dos horas; instaurar una pausa de cinco minutos de forma sistemática cada 45 minutos; definir un tiempo límite para el debate contradictorio, un tiempo de resolución del tema tratado y la necesidad de determinar una solución aplicable y realista y acciones que deban llevarse a cabo en consecuencia en los plazos respectivos, etcétera.

Estas soluciones son indispensables para generar, en conjunto, una cultura que nos permita, por fin, empezar a "amar" las salas de reuniones, para que no sean las propias responsables del rechazo que suscitan.

EN RESUMEN: Espacios con usos alternativos por explorar

Debemos repensar nuestros espacios en función de las actividades que realizamos en el día a día. Si nos falta comunicación interna y agilidad operativa, quizá las respuestas se encuentren en los espacios donde tratamos de resolver estos problemas. Las salas de reunión multifunción deben ser más flexibles para permitirnos trabajar de diferentes formas, ser menos pasivos y encontrar soluciones nuevas y concretas con las que hacer que evolucione nuestra empresa y nuestra realidad de trabajo.

Con espacios nuevos, adaptados y funcionales, dejaremos las viejas salas de reunión para su objetivo inicial. Habrá menos, ya que las necesitaremos menos, pero también porque dispondremos de espacios alternativos realmente adaptados a nuestras actividades. Seguramente mañana volveremos a poner los pies en la sala de reunión, pero si sabemos dotarnos de las reglas de vida que pueden hacer más eficaces las sesiones que ahí se desarrollan, quizá seremos menos reticentes a la idea de encerrarnos ahí.

* Resultados obtenidos al observar las tasas de ocupación de los espacios de trabajo sobre el conjunto de los estudios realizados por BICG a través de más de 200 proyectos de Nuevas Formas de Trabajo y Company Experience® en el seno de tres grandes empresas en 20 países.

Este artículo fue publicado originalmente en el 'HuffPost' Francia y ha sido traducido del francés por Marina Velasco Serrano