Siete consejos científicos para que tus reuniones sean más productivas

Las reuniones aburridas y sin sentido son una pesadilla para los trabajadores. Es probable que ya hayas sufrido más de una de esas reuniones de trabajo de las que te miras el reloj y rezas para que se termine el sufrimiento. Según una encuesta realizada por Salary.com en 2012, las reuniones son lo que más tiempo hace perder al 47% de los trabajadores en Estados Unidos.

Pero no tiene por qué ser así, según el libro The Surprising Science of Meetings, de Steven G. Rogelberg, un científico que lleva veinte años analizando estas reuniones. A través de estudios, encuestas entre empleados e historias de superación, este libro enseña a conseguir que las reuniones sean realmente productivas.

Aunque a ti te haya encantado la reunión, quizás no todo el mundo opina igual. Rogelberg señala la relación entre la satisfacción y la participación e indica que los que llevan la voz cantante en la reunión manifiestan una satisfacción mayor que la de los demás porque han sido los que más han hablado.

"Si hablas mucho, es más probable que pienses que la reunión ha sido productiva", explica en su libro.

Para no ser parcial, Rogelberg recomienda mirar más allá de tus opiniones y preguntar a los demás asistentes qué opinan de la estructura de la reunión.

"No des por hecho que una reunión va bien. Haz una encuesta rápida con los trabajadores que suelen asistir a las reuniones para saber lo que va bien, lo que no va tan bien y lo que podrías mejorar", recomienda.

También hay que observar el comportamiento de los asistentes en busca de alguna pista de algo que no estén diciendo en voz alta. "Si hay una persona en la sala llevando la voz cantante y no es el jefe, probablemente no sea una buena reunión", sostiene.

A nadie le apetece asistir a una reunión larga que podría solucionarse por correo. Es una pérdida de tiempo y el tiempo es un recurso escaso. Un estudio de Bain & Co. descubrió que las reuniones semanales con mandos intermedios le pueden llegar a costar 15 millones de dólares a una gran empresa.

Para evitar esto, piensa detenidamente por qué quieres celebrar una reunión. "Una de las virtudes que valoro es que un líder sepa pensar no en términos de temas que hay que tratar, sino de cuestiones que hay que resolver", indica Rogelberg. Si la reunión es solo informativa, es mejor utilizar otras herramientas de comunicación.

Las reuniones son útiles cuando quieres información, algo que se consigue haciendo preguntas o analizando reacciones, afirma.

Olvida la convención de celebrar reuniones de sesenta minutos. Esto es así porque cuando se empezaron a utilizar programas informáticos para organizar la agenda, sesenta minutos era el tiempo predeterminado para cada actividad.

Acortar la duración de las reuniones puede mejorar el rendimiento porque la gente trabaja mejor bajo un poco de presión, según el principio psicológico conocido como la ley de Yerkes y Dodson. Si ya sabes que las reuniones suelen durar una hora, trata de reducir un poco el tiempo y ver si sigue funcionando. Te interesa ahorrar tiempo a los trabajadores siempre que sea posible.

Los avances de la tecnología implican que podéis celebrar reuniones incluso estando en continentes diferentes. Sin embargo, también presenta inconvenientes.

Rogelberg recomienda que los que trabajan a distancia participen por videoconferencia y no solo por llamada de voz. "Interesa que sepan que la gente les conoce", justifica.

Cuando las personas sienten que están de adorno, pueden caer en el fenómeno de la pereza social, "una tendencia humana a reducir sus esfuerzos y su motivación en un trabajo colectivo", tal y como describe Rogelberg en su libro.

Para que los que trabajan a distancia se sientan tan integrados como los que asisten en persona, quienes dirijan la reunión deberían pedir a los participantes que se identifiquen antes de hablar, de tal forma que las ideas tengan nombre, recomienda Rogelberg. También pueden aportar sus ideas a través de servicios como Slack.

"Quien presida la reunión debe asumir su papel como un controlador aéreo", recuerda.

Evita las reuniones multitudinarias pensando quién tiene que asistir y quién puede quedar al margen. El número ideal varía. Google recomienda que no haya más de 10 personas presentes. Amazon, por su parte, tiene la regla de las dos pizzas para que las reuniones tengan menos asistentes de los que pueden comer con dos pizzas.

"No hay ningún número mágico porque depende de lo que busques. Cuando una reunión empieza a tener más de ocho asistentes, es necesario tener una gran capacidad de manejo de reuniones, algo de lo que la mayor parte de la gente carece", asevera Rogelberg.

Mantén informados a los que no han asistido a la reunión en charlas de unos pocos minutos para contarles las conclusiones, recuerda Rogelberg.

Para la siguiente reunión, trata de utilizar el silencio a tu favor y haz que la gente anote en silencio sus ideas antes de compartirlas. Otros metanálisis han desvelado que las lluvias de ideas virtuales pueden aumentar la creatividad en comparación con las lluvias de ideas presenciales. Al escribir tus ideas, es más sencillo expresarte libremente sin la necesidad de esperar a que otra persona termine su turno de palabra o sin temor a que tu idea no sea tan buena como la de otra persona.

"Cuando la gente aporta sus ideas oralmente, solo puede hablar una persona en cada turno", justifica.

No sientas que debes continuar una reunión que ha descarrilado. "No pasa nada por dar por finalizada la reunión si se ha vuelto disfuncional. Francamente, está bien si quien preside la reunión dice: '¿Sabéis qué? Vamos a dejarlo aquí. Ya hemos resuelto esto, esto y esto", concluye Rogelberg.

Acepta las derrotas para poder seguir adelante y planear de forma más eficiente la siguiente.

Este artículo fue publicado originalmente en el 'HuffPost' Estados Unidos y ha sido traducido del inglés por Daniel Templeman Sauco.