Marie Kondo y los ingenieros de producción de Toyota
La metodología de las '5S'.
Por Manuel Francisco Morales Contreras, Lucía Barcos Redín y Manuel Francisco Suárez Barraza:
Cuando estudiaba en la universidad tenía un compañero de colegio mayor cuya habitación siempre estaba perfectamente ordenada. Cada cosa en su sitio, los libros y la música en estanterías; la ropa colgada en perchas o en las baldas en el armario; todo limpio, y además clasificado por tamaños, colores o formas. La verdad es que siempre lo he considerado mi referente en el tema del orden.
Hasta que conocí a Marie Kondo.
Hoy en día no es necesario dedicar mucho tiempo a explicar quién es esta singular japonesa que se ha convertido en una de las personas más influyentes del mundo (según el ranking de Time en 2015).
Y todo ello gracias a su método para organizar y ordenar las cosas de la casa e incluso de la vida de las personas. Sus libros se han convertido en bestsellers, se han vendido por millones y se han traducido a decenas de idiomas. Sus reality shows no sólo cuentan con millones de seguidores, sino que han sido nominados a los premios Primetime Emy en Estados Unidos.
Cuando profundicé un poco en las técnicas que usaba Marie Kondo me di cuenta de que me resultaban familiares en cierto sentido, pero no sabía exactamente por qué. Pensaba en algún otro libro o programa de televisión, quizás alguna revista de decoración, pero no daba con ello. Hace unos días, en el curso de una investigación en la Universidad Pontificia Comillas, estábamos trabajando en un caso sobre los sistemas de producción Lean de Toyota y la metodología de las 5S: En ese momento me di cuenta del paralelismo entre el método de la empresa japonesa y el de Marie Kondo.
Los sistemas de gestión Lean surgieron hace años en entornos de fabricación de automóviles en Japón. Fueron Taiichi Ohno y otros ingenieros de Toyota los precursores de estos sistemas de gestión que hoy en día se han extendido a otros entornos productivos y a empresas de servicios en cualquier sector y en cualquier parte del mundo.
Estos sistemas se basan en revisar los procesos, y, en definitiva, la forma de trabajar, tratando de eliminar todo aquello que no aporta valor desde el punto de vista del cliente. A esto se le llama desperdicio (muda, en japonés).
Los ingenieros de Toyota identificaron siete tipos de desperdicio (defectos, transportes, movimientos, inventarios, sobreproducción, retrasos y retrabajos), así como diferentes técnicas o métodos que ayudan a identificarlos y eliminarlos, si es posible, o tratar de minimizarlos.
Una de estas técnicas es la metodología de las 5S, que consta de las siguientes cinco etapas:
- Separación (整理, Seiri). La primera etapa consiste en separar los elementos necesarios para realizar nuestro trabajo de los innecesarios. De esta forma se elimina del espacio de trabajo todo aquello que no sea útil.*
- Orden (整頓, Seiton). En esta etapa se ordena y organiza el espacio de trabajo de una forma eficaz: los elementos necesarios identificados en la etapa anterior han de ubicarse e identificarse de forma que encontrarlos, utilizarlos y reponerlos sea fácil, rápido y sin riesgo de error.
- Limpieza (清掃, Seiso). Una vez que el lugar o el puesto de trabajo ha sido clasificado y ordenado, la tercera etapa consiste en limpiarlo. Pero no se trata únicamente de limpiar, sino que lo verdaderamente importante es llegar a identificar el origen de la suciedad y llevar a cabo acciones para que ésta no aparezca de nuevo.
- Sistematización (清潔, Seiketsu). La cuarta etapa consiste en señalizar las anomalías que se encuentren. Con el ánimo de evitar que aparezcan de nuevo la suciedad y el desorden, se establece una serie de normas básicas y de procedimientos sencillos. Es importante que estos sean visibles para cualquier persona, de forma que sea evidente detectar si algo está en su sitio o fuera de él. Esta etapa persigue que se mantenga el orden de forma continuada en el tiempo.
- Disciplina (躾, Shitsuke). La última etapa persigue la mejora continua, es decir, buscar la manera de no conformarse con los resultados obtenidos hasta el momento y perseguir la mejora. Para ello es necesario implementar el rigor y la disciplina que permitan establecer un control riguroso que garantice la eficacia de esta metodología. Si esta última etapa no se hace adecuadamente se perderá todo lo que se ha logrado con las etapas anteriores.
Esta metodología de las 5S está pensada para implementarse en entornos laborales, y con ella se pretende mejorar la eficiencia de las operaciones, mejorar la calidad de los productos y servicios, optimizar los costes, reducir los riesgos y mejorar las condiciones de trabajo del personal. Pero no hay duda de que es una metodología que puede aplicarse también en ámbitos domésticos para mejorar la organización y el orden en una casa.
Algunas de estas etapas las aplica claramente Marie Kondo, quien ha llegado incluso a desarrollar procedimientos muy concretos sobre cómo ha de hacerse la selección de lo que es necesario de lo que no lo es, sobre el qué tirar o guardar, sobre cómo plegar cada una de las diferentes prendas de ropa, y sobre cómo y dónde guardarlas, así como la disciplina y el rigor que ha de seguirse en el método para que los resultados obtenidos se mantengan a lo largo del tiempo.
Al final, Marie Kondo, quizás sin quererlo, nos está proponiendo un método que busca organizar y ordenar nuestras casas (e incluso nuestras vidas) que no está muy alejado de los métodos de los ingenieros de Toyota.
Marie Kondo nos ha ayudado a despertar a ese ingeniero que todos llevamos dentro.