Trucos para dejar de ser un esclavo de tu trabajo y disfrutar de más tiempo libre

Todos intentamos llevar un orden y muchas veces el caos se hace dueño de nuestro día a día y no nos dan las horas, termina la jornada y no hemos hecho todo lo que nos habíamos propuesto. Pequeñas y grandes empresas, startups, emprendedores, freelancers..., todos quieren mejorar su productividad, hacer más en menos tiempo y conciliar vida laboral y personal. En otras palabras, dejar de ser esclavos de nuestro trabajo y conseguir disfrutar de otras cosas.

¿Por dónde empiezo? Es imprescindible tener unos buenos hábitos. Aunque utilices las mejores metodologías, herramientas o apps para aprovechar más las horas, si antes no adquieres unos buenos hábitos y eliminas los que no te convienen, no conseguirás nada.

Si tus listas de tareas al llegar al trabajo son interminables y no sabes cómo gestionarlas, la metodología Getting Things Done (GTD) es para ti. Lo que propone es no pensar en todo lo que hay que hacer, sino en cuál es la siguiente acción que debemos llevar a cabo. Los pilares sobre los que se basa el GTD y que te van a ayudar a organizar tus tareas son: recopilar, procesar, organizar, revisar y hacer. Pero lo más importante que nos dice esta metodología es que "si hay algo que puedes hacer en menos de 2 minutos, hazlo". Esto te descargará de tareas innecesarias.

Organizar las tareas es clave, pero controlar el tiempo que dedicamos a cada una es fundamental. Existen varios remedios como el conocido Timeboxing, con el que se crean espacios de tiempo limitados para realizar tareas. Por otro lado está la Técnica Pomodoro, en la que realizas las tareas en bloques de 25 minutos. El funcionamiento es muy sencillo: hazte con un reloj de cocina (o cronómetro), fija el temporizador en 25 minutos y cuando suene la alarma tómate un descanso de 5 minutos. Y así sucesivamente. A los pocos días de usarlo te darás cuenta de su potencial.

Todas estas metodologías y técnicas están muy bien, pero además, las puedes poner en práctica fácilmente con herramientas que te ayuden a gestionarlas. Evernote y Remember the milk son dos de esas aplicaciones GTD con las que podrás recopilar y organizar tus notas y contenidos. Pero si lo que quieres es mezclar GTD y Pomodoro, entonces te recomiendo que eches un ojo a TeamViz.

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Por supuesto, la productividad en el trabajo no es solo cosa de uno, también del equipo. De nada sirve si tú haces tus tareas, las terminas en tiempo, te organizas perfectamente, pero el resto de las personas del equipo no terminan y su gestión es un caos. Todo eso merma la productividad de una empresa. Por eso es importante contar con un buen gestor de proyectos como Trello, Billage o Basecamp, que permiten, entre otras cosas, crear listas de tareas compartidas y asignar tareas y responsables. Además, estas herramientas son imprescindibles cuando el equipo trabaja a distancia y se complican aún más la organización y los procesos.

¿Y qué decir de las reuniones de equipo, a veces interminables y completamente improductivas, donde se suelen tratar temas que nada tienen que ver con el objetivo marcado? Cada vez son más las empresas que ponen en práctica la metodología Scrum en sus reuniones, porque ayuda a marcar objetivos, tiempos y eliminar distracciones. Lo importante es que haya una persona que sea la que dirija la reunión y controle los tiempos.

Pero sin duda, para ganar horas, aprovechar el tiempo al máximo y poder conciliar tu vida profesional y personal, debes poner en práctica las automatizaciones. ¿Y qué procesos puedes automatizar? Por ejemplo, el email. Una correcta gestión del correo electrónico te permitirá ser más eficiente. Todo el mundo sabe que en el trabajo perdemos mucho tiempo atendiendo el email y ocupa gran parte de nuestra jornada. Mailbox y Unroll.me son dos herramientas que debes probar de inmediato.

Y aunque no lo creas, hay muchos más procesos que puedes automatizar. Vas a alucinar con aplicaciones como If This Then That (IFTTT) o Zapier. A mí me están cambiando la vida. Poner en marcha pequeñas y sencillas automatizaciones en internet pueden ahorrarte muchísimo tiempo a lo largo de una semana.

Como ves, el terreno de la productividad abarca un gran número de cosas que tener en cuenta y, aunque hay mucho escrito en el mundo anglosajón, en los países hispanohablantes cada vez se está haciendo más popular el uso de estas metodologías, herramientas y hábitos. Todos queremos dejar de ser esclavos de nuestros trabajos, gestionar mejor el tiempo y disfrutar más de las pequeñas cosas.

Si estás decidido a ser más productivo y a ganarle horas a tus intensas semanas, ha llegado el momento de que te pongas manos a la obra. ¿Cómo puedes hacerlo? Gremyo.com, ecommerce dirigido a emprendedores y tecnología, ha creado la Guía Gratuita de Productividad Personal y de Equipos junto a expertos en la materia. A través de sus 37 páginas encontrarás, de forma más amplia y detallada, todo lo que acabo de contarte además de otras herramientas, metodologías y trucos que podrás poner en práctica poco a poco para lograr gestionar mejor tu tiempo y el de tu equipo.